W dniu 10 czerwca 2011 roku członkowie Prezydium Stowarzyszenia w składzie: Józef Iwiański, Władysław Gowarzewski i Zdzisław Domański spotkali się we Wrocławiu z przedstawicielami Rady Regencyjnej UPUM.
Nasi przedstawiciele obradowali z delegacją UPUM w składzie: Aleksander Podolski, Jan Drajczyk i Julita Podolska w celu uszczegółowienia scenariusza wspólnego Konwentu obu organizacji, oraz ustalenia kosztów przedsięwzięcia. Spotkanie odbyło się w hotelu JASEK we Wrocławiu.
Przyjęto następujące uzgodnienia:
1. Uroczysty Konwent rozpocznie się 23 września 2011 roku o godzinie 14.00 na sali konferencyjnej w hotelu JASEK.
2. W uroczystości przewiduje się udział łącznie 70 – 80 osób z obu organizacji.
3. Część oficjalna dwuczęściowa z przerwą na kawę na Sali Kryształowej.
I część w czasie 14.00 – 15.00:
– przy dźwiękach hymnu państwowego wejście pocztów sztandarowych;
– otwarcie obrad i powitanie zebranych przez Regenta i Marszałka;
– podpisanie aktu o współpracy i wymianie doświadczeń obu organizacji;
– przekazanie przez WPana Gowarzewskiego sztandaru dla UPUM;
– podziękowanie Regenta UPUM za podarowany sztandar;
– restytucja szlachectwa i nobilitacja członków UPUM;
– dekoracja zasłużonych członków UPUM orderami i medalami;
– odśpiewanie hymnu unijnego.
Przerwa kawowa w czasie 15.00 – 15.30
II część w czasie 15.30 – 16.45:
– otwarcie obrad Stowarzyszenia SW i powitanie obecnych przez Marszałka Stowarzyszenia;
– udekorowanie przez Marszałka sztandaru UPUM orderem WRKOS;
– restytucja szlachectwa członków Stowarzyszenia SW;
– nadanie tytułu członka honorowego Stowarzyszenia SW;
– dekoracja zasłużonych członków orderem WRKOS;
– pożegnanie pocztów sztandarowych obu organizacji;
– zakończenie części oficjalnej Konwentu i zaproszenie uczestników na uroczysty obiad w sali restauracyjnej;
Obiad 16.30 – 17.30
Po obiedzie – zaproszenie na część nieoficjalną oraz pożegnanie osób nie uczestniczących w części nieoficjalnej uroczystości – Regent i Marszałek.
Część nieoficjalna, w czasie od 19.00, na Sali Kryształowej: zimny bufet, napoje i tańce.
Odpoczynek w hotelu i po śniadaniu dnia następnego rozjazd do domu.
Koszty uczestnictwa w uroczystości 1 osoby w granicach 50 – 250 zł